Le Wiki en Entreprise

 

Wikipédia est né il y a maintenant 20 ans, donnant à internet un référentiel collaboratif du savoir, une encyclopédie participative couvrant tous les sujets. Traduit en 325 langues et comportant des millions d’articles, Wikipédia représente aujourd’hui la plus grande base de connaissance collaborative du monde. Un savoir créé et centralisé par ses utilisateurs, pour ses utilisateurs. Le concept de wiki venait d’être démocratisé.

 

Qu’est qu’un wiki d’entreprise ?

Le mot « wiki », provenant à l’origine de la langue hawaïenne et voulant dire « rapide », est aujourd’hui considéré comme un acronyme : « What I Know Is » (Voici ce que je sais). D’après le Larousse, le wiki est un « site web collaboratif dont le contenu peut être modifié par les internautes autorisés. ».

Le wiki d’entreprise reprend la même définition mais se limite au cadre de l’activité d’une organisation. Si Wikipédia est reconnu mondialement, les entreprises s’intéressent de plus en plus à ce concept qui permet de faciliter la collaboration et le partage d’information. En effet, dans un siècle où l’information devient aussi cruciale que sa rapidité de transmission, le partage de connaissances est devenu un défi majeur des entreprises. Comment catégoriser, optimiser et communiquer les informations et le savoir de manière pertinente ?

 

Quelles sont ses fonctions et ses applications ?

Un wiki d’entreprise peut avoir une ou plusieurs fonctions. En effet, outre des fonctions basiques de rédaction de contenu, il existe aujourd’hui beaucoup de domaines dans lesquels le wiki peut prendre sa place.

Face à des outils de travail plus traditionnelles le wiki apporte beaucoup. Il se libère d’un nombre de contraintes importantes. Le Wiki est un outil plus souple. La recherche de l’information, la consultation documentaire, le dynamisme de navigation ou encore la modification rapide et simultanée sont des fonctionnalités qui facilitent la vie en entreprise par rapport à des outils classiques d’éditeur de texte ou de stockage documentaire (SharePoint par exemple). On retrouve donc, dans un outil disponible via un navigateur web, les fonctionnalités de plusieurs logiciels.

Le wiki d’entreprise offre de nombreuses applications au sein d’une organisation (Il peut en additionner plusieurs) :

·         Bases de connaissance

·         Collaboration projet

·         Collaboration entre les équipes

·         Guide Collaborateur (Guide de bienvenue, de découverte des outils, etc.)

·         Site intranet

·         Organisation de l’entreprise

·         Communication interne ou externe

 

Avantages :

  • Réduire la masse de mails et de fichiers échangés entre partie prenantes de l’organisation
  • Limiter la duplication et le stockage multiple de documents et d'informations en centralisant le contenu
  • Conserver un historique des connaissances sur un emplacement accessible et connu
  • Améliorer la collaboration et le partage sur les informations
  • Optimiser la navigation

 

Cependant, même s’il présente un nombre d’avantages considérables, la mise en place d’un wiki au sein d’une organisation doit être cadrée et les utilisateurs accompagnés. Chaque équipe/service à son propre fonctionnement, c’est pourquoi il faut aider chaque équipe à prendre en main et comprendre le fonctionnement du wiki. Autrement dit, la mise en place d’un wiki est un projet transversal à l’organisation dans lequel l’accompagnement au changement tient une part majoritaire.

CMS et wiki, deux technologies proches mais différentes

Un outil de CMS (Système de Gestion de Contenus) dispose de fonctionnalités de publication et propose une interface d'administration permettant à un ou plusieurs administrateurs de créer, publier et organiser les différentes catégories ou rubriques d'un site web.

Un wiki et un CMS servent donc tous les deux à créer, éditer et publier du contenu. On peut dire que ce sont deux technologies proches.

On constate aussi que certains CMS intègrent de plus en plus de fonctionnalités et des notions collaboratives. Quant aux wikis de nouvelle génération, comme Confluence par exemple : ils intègrent des applications de structuration et d’organisation des contenus ainsi qu'une interface de gestion des droits (arborescence complexe, gestion d’accès, restriction, etc.).

On note toutefois quelques différences notables en termes de création et gestion du contenu, mais également en termes d'usage des outils dans les entreprises.

De manière générale, Il existe une plus forte séparation entre l'éditeur et le lecteur dans un CMS de type Wordpress que dans un wiki. Un wiki comporte un nombre important de contributeurs et beaucoup de lecteurs tandis qu'un CMS a peu de contributeurs et un grand nombre de lecteurs. Il faut aussi mettre en avant le fait qu'un CMS est normalement fermé, alors qu'un Wiki est normalement ouvert en termes de contributions, modifications et améliorations constantes de contenu.

Un CMS :

  • A généralement un groupe limité d'éditeurs/contributeurs
  • Est utilisé pour du contenu relativement statique (qui ne change pas ou n'est pas amené à changer régulièrement)
  • Met l'accent sur la mise en forme (style et présentation)
  • Dissocie l'interface d'édition/création de celle de consultation

 

En revanche,

Un wiki :

  • Comprend des pages et le découpage entre les pages se fait en fonction du sujet abordé (au mieux une page par sujet)
  • Voit son contenu amélioré de manière collaborative et constante
  • A généralement un grand nombre de contributeurs
  • Accorde plus d’importance au contenu qu’à la forme
  • A son interface d'édition incluse dans celle de consultation

 

Si on souhaite donc pousser à la collaboration et à la création de contenu par un grand nombre d’utilisateur, le Wiki est à privilégier. Il constitue aujourd’hui un outil adapté aux attentes des organisations, pousse à la contribution, casse l’effet silo et rend l’information plus accessible. La condition à la bonne mise en place d’un wiki reste l’accompagnement de ce type de projet. En effet, comme dans tout changement méthodologique, le wiki rencontrera de la résistance au changement et une période de « flou », tant dans son périmètre d’application que dans sa structure interne. Un accompagnement adéquat minimisera donc ces problématiques pour faire du wiki le nouvel outil collaboratif des organisations de demain.